Privacy beleid
Deze pagina is voor het laatst aangepast op 27/03/2023.
Coone & Partners Accountants & Tax Advisors B.V. (hierna COONE genoemd) hecht groot belang aan de bescherming van uw privacy en streeft ernaar om uw persoonsgegevens op een transparante en vertrouwelijke manier te verwerken in overeenstemming met de geldende regelgeving.
1. Doel van deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring is van toepassing op de website www.coone-accountants.be en op alle (commerciële) relaties tussen COONE en haar klanten, prospecten en business partners. Deze privacyverklaring heeft betrekking op marketing, waaronder het bezoeken van de website of andere applicaties, het organiseren van business, content of marketing events, alle vormen van informatieverstrekking via nieuwsbrieven, artikels op de website of via sociale media, (customer) relationship management. Voor de klantenrelatie geldt een andere privacyverklaring die u kunt opvragen indien u klant bent of wenst te worden.
Deze verklaring beschrijft onder meer de soorten persoonsgegevens die wij over u verzamelen, waar wij de gegevens vandaan halen, hoe wij de gegevens, die wij over u verzamelen, gebruiken, hoe lang wij uw gegevens bewaren, aan wie wij deze informatie mogen verstrekken, en uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
2. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
Dit is de privacyverklaring van Coone & Partners Accountants & Tax Advisors BV, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0665.867.188, RPR Antwerpen – Afdeling Antwerpen, met haar maatschappelijke zetel te 2000 Antwerpen, Plantinkaai 10 Bus 41, 2000 Antwerpen.
Deze verklaring geeft toelichting over hoe en waarom COONE uw persoonsgegevens verwerkt.
De verwerkingsverantwoordelijke betreft COONE.
3. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen.
Als ‘identificeerbaar’ wordt een persoon beschouwd die direct of indirect geïdentificeerd kan worden aan de hand van een nummer of aan de hand van één of meerdere specifieke elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.
4. Welk persoonsgegevens verzamelen wij van u?
COONE kan volgende persoonsgegevens verwerken, voor zover en indien relevant voor het doel waarnaar in deze privacyverklaring wordt verwezen:
- Identificatiegegevens
Voornaam en achternaam, geslacht, geboortedatum, onderneming, functie.
- Contactgegevens
Adres, emailadres, telefoonnummer, eventueel andere contactgegevens.
- Bedrijfsgegevens of gegevens in verband met uw beroepsactiviteit
Activiteit, omzet, aantal werknemers, bestuurders en management, aandeelhouders, btw/kbo inschrijvingsnummer, functie of beroepsactiviteit, bedrijfsnaam of benaming van de activiteit.
- Professionele en zakelijke interesses
Welke diensten of producten van COONE voor u of uw onderneming van belang zijn of kunnen zijn. De voorkeuren die blijken uit uw bezoek aan onze websites of applicaties, alsook voorkeuren of interesses die blijken uit deelname aan business, content of marketing events, maar uiteraard ook uit interesses die u zelf heeft aangegeven of die wij vaststellen op basis van professioneel sociaal mediagebruik.
- Meningen over onze producten en diensten
Wij verwerken uw meningen in verband met onze producten, diensten en informatieverschaffing wanneer deze relevant zijn in een professionele context of om u nog gerichter te kunnen informeren.
- Online gegevens
Het betreft hier ondermeer gegevens die blijken uit bezoek aan onze websites of andere applicaties, uw surfgedrag of andere online contacten, maar ook gegevens die wij verwerken op basis van uw sociaal mediagebruik in een professionele context zoals likes, comments of gelijkaardig.
In beginsel verwerken wij geen gevoelige persoonsgegevens van u. Indien deze toch verwerkt worden is dat louter in het kader van de algemene gegevensverwerking en nooit met de bedoeling om deze gegevens in het bijzonder te gebruiken. Wij verwerken in beginsel enkel persoonsgegevens die relevant zijn in een professionele context.
Onze website en/of onze diensten hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over personen die jonger zijn dan 13 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd of wij gebonden zijn door de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker van de website ouder is dan 13. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.
Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons (zie contactgegevens).
5. Hoe deze persoonsgegevens worden verzameld?
Uw persoonsgegevens worden meestal verzameld wanneer u beslist om ons of onze medewerkers deze gegevens te verstrekken. Dit komt ondermeer in volgende situaties:
- Bezoek van de websites van COONE of gebruik van andere applicaties van COONE
- Uw interesse in de producten of diensten van COONE
- Het u inschrijven voor de nieuwsbrief van COONE
- Het connecteren op professionele sociale mediakanalen met COONE of haar medewerkers
- Het deelnemen aan business, content of marketing events
- Correspondentie of contacten met COONE.
Wij kunnen uw profiel ook aanvullen met gegevens die wij halen uit onze CRM en ERP systemen of andere interne bronnen van informatie.
Daarnaast kan COONE uw persoonsgegevens eveneens ontvangen via andere bronnen van informatie die publiek toegankelijk zijn zoals het Belgisch Staatsblad, uw eigen website of profiel, de Nationale Bank, KBO.
Uitzonderlijk kunnen wij informatie halen uit andere databases of bronnen van informatie. Alvorens wij dit doen, controleren wij bij de aanbieders hiervan of zij de geldende regelgeving in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer naleven.
Voor het verzamelen van gegevens gebruiken wij zowel papieren, als digitale documenten en formulieren.
6. De rechtsgrond op basis waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt
Als COONE persoonsgegevens verwerkt, wordt er beroep gedaan op één van de volgende rechtsgronden:
- Toestemming van u: de persoonsgegevens worden verwerkt nadat u hiervoor toestemming hebt gegeven.
- Wettelijke verplichtingen: de persoonsgegevens moeten verwerkt worden opdat COONE kan voldoen aan haar wettelijke verplichtingen.
- Uitvoeren van de overeenkomst: de persoonsgegevens die verwerkt worden, zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst die tussen u en COONE bestaat.
- Gerechtvaardigd belang: de persoonsgegevens kunnen verwerkt worden als het in het gerechtvaardigd belang is van COONE als onderneming, mits uw persoonlijke belangen niet zwaarder wegen dan onze belangen.
7. De doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt
Persoonsgegevens worden verwerkt voor:
- de uitvoering van de overeenkomst tussen u en COONE
- de aanvraag van informatie of een offerte
- de verbetering van onze diensten
- de verrijking van uw profiel
- het optimaliseren van de relatie met u
- het uitvoeren van klantentevredenheidsonderzoeken, -enquêtes en andere marktonderzoeken
- het organiseren of faciliteren van business, content of marketing events
- voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang
- u te informeren over wijzigingen of uitbreiding van onze diensten en producten
- de uitvoering van een wettelijke verplichting.
De manier waarop uw persoonsgegevens verwerkt worden, kan verschillen naargelang de dienst die COONE u verstrekt.
Verder worden uw persoonsgegevens gebruikt voor het toepassen van wettelijke eisen en verplichtingen, en voor administratieve doeleinden (boekhouding, facturatie).
8. Gebruiksvoorwaarden van de website
Voor de gebruiksvoorwaarden en de dataverzameling via de website verwijzen wij u naar de disclaimer, juridische informatie en gebruiksvoorwaarden.
9. Met wie worden uw persoonsgegevens gedeeld?
Uw gegevens worden enkel binnen COONE gebruikt.
10. Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Er worden door COONE alle redelijke, passende veiligheidsmaatregelen genomen voor het beveiligen van uw persoonsgegevens, zowel op technisch en organisatorisch vlak, als op administratief vlak. We houden hierbij rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, omvang en context en de verwerkingsdoeleinden en de waarschijnlijkheid en ernst van de mogelijke risico’s zoals door ons geïdentificeerd. Op die manier wordt ongeautoriseerde toegang, ongewenste vernietiging, verlies of aanpassing van gegevens en datalekken zoveel mogelijk vermeden. De systemen worden continu opgevolgd en verbeterd, zodat de veiligheid gegarandeerd kan worden. Desalniettemin kan geen enkel systeem of geen enkele procedure de voormelde risico’s volledig uitsluiten.
11. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
We bewaren uw persoonsgegevens voor het verstrekken van onze nieuwsbrieven en andere promotionele of marketingdoeleinden zolang u deze informatie van ons wilt ontvangen. Als u besluit om u af te melden of uw toestemming voor onze nieuwsbrieven en andere promotie- of marketinginformatie wilt intrekken, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer voor dit doel gebruiken. Het is echter mogelijk dat we uw persoonsgegevens voor een ander doel moeten bewaren (wettelijke verplichting).
12. Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
12.1 Recht op toegang
U heeft het recht om bevestiging te krijgen dat wij persoonsgegevens van u verwerken en u heeft het recht om inzage van de persoonsgegevens te vragen. Vooraleer COONE u toegang verschaft tot de gegevens, kan zij u een bewijs van identificatie vragen.
U kan om een kosteloze kopie verzoeken van de persoonsgegevens die COONE verwerkt. Indien u bijkomende kopieën wenst of herhaaldelijk inzage wenst, mag COONE hiervoor een vergoeding aanrekenen wegens haar administratieve kosten.
12.2 Recht op verbetering
U beschikt over het recht om de persoonsgegevens kosteloos aan te laten passen, indien deze niet correct of niet volledig zijn.
12.3 Recht op intrekking van uw toestemming
Indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming hiertoe, kan u deze toestemming te allen tijde intrekken. Dit doet evenwel geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming voorafgaandelijk aan de intrekking ervan.
12.4 Recht op verwijdering
In de volgende gevallen kunt u kosteloos om de verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken:
- De persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij verzameld en/of verwerkt werden
- U trekt uw toestemming in en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens
- De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt
- De persoonsgegevens moeten gewist worden om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op COONE rust
- U maakt bezwaar tegen de verwerking en er zijn geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden of
- In geval van direct marketing heeft u te allen tijde het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens;
Een dergelijke verwijdering heeft wel als gevolg dat bepaalde diensten van COONE niet langer geleverd kunnen worden.
12.5 Recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te blokkeren of te beperken indien
- U de juistheid van de persoonsgegevens betwist (tijdens de periode die COONE in staat stelt om de juistheid van de gegevens te controleren)
- De verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de gegevens, maar dringt wel aan op de beperking van de verwerking
- De gegevens zijn niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig in het kader van een rechtsvordering
- Indien u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het uitklaring of indien de gerechtvaardigde belangen van COONE zwaarder wegen dan uw belangen.
Wanneer de gegevensverwerking beperkt wordt, mag COONE de persoonsgegevens opslaan, maar niet verder verwerken.
12.6 Recht op bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken
- Tegen de verwerking van gegevens, tenzij COONE dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoert, die zwaarder zouden wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met een rechtsvordering;
- Te allen tijde tegen de verwerking voor direct marketing;
- Tegen de verwerking ten behoeve van wetenschappelijk of historisch onderzoek en statistiek, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang.
12.7 Recht op overdraagbaarheid
Indien de verwerking berust op uw toestemming, of op een overeenkomst met COONE, én de verwerking gebeurt met een automatisch procedé, heeft u het recht om uw persoonsgegevens te verkrijgen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat. U heeft in dergelijk geval ook het recht om de gegevens in dat formaat over te dragen aan een andere gegevensverwerker. Indien de verwerking berust op een andere rechtsgrond dan uw toestemming of uw overeenkomst met COONE, geldt het recht van overdraagbaarheid dus niet, zonder dat dit afbreuk doet aan uw overige rechten.
12.8 Recht om klacht in te dienen
COONE streeft ernaar om uw persoonsgegevens op een zo transparante en correct mogelijke manier te verwerken. Indien u toch het gevoel heeft dat er iets mis loopt, mag u altijd onze Data Protection Officer contacteren via het e-mailadres : DPO@coone-accountants.be
Verder beschikt u ook over het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, de Belgische Gegevensbeschermingautoriteit:
- Drukpersstraat 35
- 1000 Brussel
- Telefoon: 02/274.48.00
- Fax: 02/274.48.35
- E-mail: contact@apd-gba.be
- www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
13. Uitoefening van uw rechten
Indien u één van uw voormelde rechten wenst uit oefenen, kan u uw verzoek per aangetekend schrijven richten aan COONE, dan wel via e-mail op het adres DPO@coone-accountants.be.
14. Andere websites
De website van COONE bevat hyperlinks naar andere websites. In voorkomend geval verwijzen we u naar het privacybeleid van deze aanbieders. COONE heeft hierover geen controle.
15. Wijzigingen aan deze verklaring
COONE zal deze verklaring op gezette tijden evalueren en indien nodig aanpassen. De datum van een gebeurlijke wijziging zal desgevallend op haar websitepagina vermeld staan. De huidige verklaring werd laatst aangepast op 27 maart 2023.
16. Vragen
Indien u vragen heeft over deze privacy verklaring of over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken of verwerken, kan u altijd de Data Protection Officer van COONE contacteren via het e-mailadres DPO@coone-accountants.be.
Privacy formulier
Gebruik dit formulier als je inzage of correctie wil van de gegevens die we voor jou beheren.
Je kan ook vragen om alle gegevens die we van jou hebben te verwijderen.
Gelieve hiernaast de keuze te maken van de actie die gewenst is. Het veldje “Bijkomende elementen” kan je gebruiken om bijkomende elementen te vragen.
